موفقیت پروژه | تعریف، چالش‌ها و نکاتی برای رسیدن به این هدف مهم

موفقیت پروژه؛ هدف نهایی تمام مدیران و کسب‌وکارها
قطعا تمام افراد می‌خواهند پروژه‌هایی موفق داشته باشند. با این حال واقعیت همیشه با خواسته‌های ما تفاوت دارد. همچنین موفقیت پروژه یک تعریف مشخص ندارد و می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی آن را تعریف کرد. به همین خاطر در این مطلب به سراغ تعریف موفقیت پروژه می‌رویم و سپس نکاتی برای رسیدن به آن را مرور می‌کنیم. پس تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
 

موفقیت پروژه چیست؟
موفقیت پروژه از لحاظ تاریخی به‌عنوان پروژه‌ای تعریف شده است که اهداف خود را بر اساس بودجه و بر اساس برنامه زمانی برآورده می‌کند. این معیار ارزیابی به‌عنوان رایج‌ترین معیار در بسیاری از صنایع باقی مانده است. اما برای یک پروژه توسعه، موفقیت فراتر از برنامه‌ریزی و اهداف بودجه است، این موفقیت شامل ارائه مزایا و برآورده کردن انتظارات ذی‌نفعان، اهداکنندگان یا آژانس‌های تامین مالی می‌شود.

اما تعریف این ابعاد موفقیت دشوارتر است و برخی از آنها تنها سال‌ها پس از اتمام پروژه قابل ارزیابی هستند و برای بسیاری از سازمان‌ها به دلیل کمبود بودجه انجام این نوع ارزیابی‌ها دشوار است.
برای کمک به سازمان‌ها در ارزیابی موفقیت، باید بین موفقیت پروژه و موفقیت مدیریت پروژه تمایز قائل شد. موفقیت پروژه را می‌توان به‌عنوان سطحی از اثربخشی اندازه‌گیری کرد، جایی که محصولات تحویلی پروژه از نظر منافع و رضایت ذی‌نفعان، به عبارت دیگر میزان دستیابی به اهداف نهایی پروژه اندازه‌گیری می‌شود. موفقیت مدیریت پروژه با سطح کارایی پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه تعریف می‌شود.
کارایی به نحوه مدیریت منابع محدود پروژه برای دستیابی به اهداف و ایجاد روابط خوب با ذی‌نفعان داخلی و خارجی مربوط می‌شود. از طرف دیگر راه‌های زیادی وجود دارد که یک پروژه می‌تواند شکست بخورد، یک پروژه می‌تواند در برآورده کردن بودجه، برنامه و اهداف محدوده شکست بخورد، اما در دستیابی به اهداف توسعه موفق باشد، به همین ترتیب، یک پروژه می‌تواند بودجه، برنامه زمانی و اهداف محدوده را برآورده کند و در دستیابی به اهداف توسعه نهایی شکست بخورند.

عوامل موفقیت پروژه ها
به‌طور کلی مثلث جادویی عملکرد، زمان و هزینه مهم‌ترین عوامل موفقیت پروژه‌ها را مشخص می‌کند. با این حال طی برخی تحقیقات مشخص شده است که این سه عامل تنها برای موفقیت یک پروژه کافی نیستند. از جمله مهم‌ترین عوامل دیگر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه‌ریزی
• ترکیب تیم پروژه
• تعریف هدف
• سازمان
• تعهد به موقعیت

چگونه موفقیت پروژه را در شرکت خود تعریف کنیم؟
وقتی ایده‌ها و نگرش تک تک ذی‌نفعان شرکت شما در مورد موفقیت پروژه به‌وضوح متفاوت است، چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ زمان کافی برای تعریف پروژه صرف کنید. سوالات زیر ممکن است در این مورد به شما کمک کنند. مطمئن شوید که آنها را با همه ذی‌نفعان مربوطه در ابتدای پروژه مطرح کرده‌اید:

• چه چیزی باید بعد از پروژه بهتر یا متفاوت باشد؟
• چه کسانی حتی به طور غیر مستقیم تحت تاثیر این پروژه قرار می‌گیرند؟
• بایدها و نبایدهای پروژه چیست؟
• دقیقا چه چیزی قرار است محقق شود؟ (نکته: به موارد قابل تحویل فیزیکی فکر کنید، مانند اسناد فرایند اصلاح شده، آموزش‌ها، و غیره. این امر برای همه افراد روشن می‌کند که بعد از پروژه چه چیزی به دست خواهند آورد.)
• رویکرد چیست؟
• برای پیاده‌سازی تغییر در سازمان چه چیزی لازم است؟
• نکاتی کاربردی برای رسیدن به موفقیت پروژه

مدیران پروژه وظیفه دارند بسیاری از قطعات متحرک را مدیریت کنند. از مدیریت جدول زمانی و بودجه گرفته تا بهبود بهره‌وری، مدیران پروژه نقشی حیاتی در تحقق اهداف شرکت ایفا می‌کنند. تحقیقات نشان داده است که 59 درصد از مدیران پروژه مسئول مدیریت دو تا پنج پروژه در یک زمان هستند. با افراد مختلف زیادی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید و وظایفی که باید سازماندهی کنید، هنگام رشد در نقش مدیر پروژه، چیزهای زیادی برای یادگیری وجود دارد. به همین خاطر در ادامه برخی نکات کاربردی برای رسیدن به موفقیت پروژه را مرور می‌کنیم.
 
محدوده پروژه را تعریف کنید
هنگام شروع یک پروژه، تعیین اهداف و پارامترهای پروژه بسیار مهم است. انتظارات واقع‌بینانه را تنظیم کنید و مطمئن شوید که زمان اضافی را در نظر می‌گیرید. چرا که اجرای وظایف پروژه ممکن است در زمان و تلاش متفاوت باشد. یک طرح پشتیبان برای هر پروژه ایجاد کنید تا مطمئن شوید که پروژه همچنان روبه‌جلو است و وظایف از بین نمی‌روند.
هنگام ایجاد یک طرح برای یک پروژه، به سوالات زیر توجه کنید:

• کدام وظایف در این پروژه انجام خواهد شد؟
• جدول زمانی پروژه چیست؟
• بودجه چقدر است؟

یک رویکرد تصویر بزرگ داشته باشید و زود درگیر جزئیات نشوید. هنگام مدیریت پروژه‌های بزرگ، نقاط عطف را در مسیر تعیین کنید تا به پیگیری پیشرفت کمک کنید. در مورد اهداف و انتظارات از همان ابتدا شفاف باشید. در غیر این صورت، خطر بهره‌وری پایین تیم شما را تهدید می‌کند. برنامه‌ای ایجاد کنید که به‌وضوح نقاط عطف پروژه را به تصویر می‌کشد و با فروشندگان و مشتریان خارجی کار می‌کند؛ در حالی که در یک بازه زمانی معقول برای اعضای تیم داخلی قرار می‌گیرد.

برای موفقیت پروژه، جدول و برنامه زمانی ایجاد کنید

برای رسیدن به موفقیت پروژه، مهم است که یک جدول زمانی برای پروژه خود با در نظر گرفتن تاریخ پایان پروژه تعیین کنید. داشتن یک برنامه زمانی به شما، تیم و سایر ذی‌نفعان کمک می‌کند تا پیشرفت شما را پیگیری کنند و بدانند که آیا پروژه را به‌موقع تمام می‌کنید یا خیر. در حین ارزیابی محدوده پروژه برای کمک به مدیریت کار خود، یک طرح پروژه ایجاد کنید. از آنجا، مشخص کنید که کدام وظایف ممکن است بیشترین زمان را ببرد و کدام کارها باید قبل از پیشرفت پروژه تکمیل شوند.

از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
مدیریت پروژه بسیار شبیه به مدیریت یک اتومبیل در حال حرکت است که قطعات متحرک بسیار زیادی دارد. به همین خاطر شما باید روی تمام قطعات خودرو نظارت دقیق داشته باشید. قطعا مدیری با ده‌ها پروژه فعال، توانایی پیگیری به روش سنتی را ندارد. به همین خاطر پیشنهاد می‌شود که از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند میزیتو برای رسیدن به موفقیت پروژه استفاده کنید.
 
میزیتو مو‌فقیت پر‌وژه شما را آسان‌تر می‌کند
اگر به‌عنوان یک مدیر پرو‌ژه یا مدیر سازمان می‌خواهید نرخ مو‌فقیت پروژه‌های خود را افزایش دهید، باید از راهکارها و روش‌های مدیریت سنتی فاصله گرفته و ایده‌های جدید را وارد سازمان خود کنید. به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم که برای رسیدن به موفقیت پروژه، از میزیتو استفاده کنید. میزیتو به‌عنوان یکی از برترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه فارسی، به شما کمک می‌کند تا با کم‌ترین هزینه، بیشترین بهره‌وری را داشته باشید.

سوالات متداول
مو‌فقیت پرو‌ژه دقیقا یعنی چه؟
موفقیت پر‌‌وژه از لحاظ تاریخی به‌عنوان پروژه‌ای تعریف شده است که اهداف خود را بر اساس بودجه و بر اساس برنامه زمانی برآورده می‌کند.

معیارهای اصلی موفقیت پر‌وژه چیست؟
زمان، بهره‌وری/عملکرد، هزینه سه معیار اصلی موفقیت پرو‌ژه هستند.